¿Quieres dejar de postergar y organizar tus tareas?
Enfocarse y determinar el tiempo necesario para cada actividad puede ser un verdadero desafío. Las tareas pendientes atiborran nuestra mente, disminuyendo nuestra energía y dificultando la finalización de las acciones importantes. ¿Qué se puede hacer al respecto? Pues bien, eliminar las distracciones diarias y estructurar el tiempo de manera eficiente puede ser la clave para completar nuestras actividades con rapidez. En este artículo, te presentaremos una alternativa efectiva para lograrlo: el método Getting Things Done (GTD).
¿Qué es el método GTD?
El método GTD, creado por David Allen, es una estrategia para gestionar el tiempo y aumentar la productividad. Su objetivo principal consiste en organizar de manera eficiente las tareas pendientes, permitiendo al individuo concentrarse y aprovechar al máximo las capacidades de su cerebro.
Una de las ventajas de este método es la posibilidad de almacenar la información relacionada con cada tarea en la nube, evitando así que algún detalle importante se nos escape de la mente. De esta forma, nuestro cerebro permanece activo, dejamos de postergar y podemos reorganizar con frecuencia nuestras tareas pendientes, así como agregar nuevas a nuestra lista mental.
El método GTD también tiene como objetivo reducir las distracciones para que podamos enfocarnos únicamente en las tareas planificadas en el momento adecuado. Esto ayuda a evitar el estrés y la ansiedad, permitiéndonos cumplir con nuestras actividades de manera eficiente.
Pasos del método GTD
El método GTD consta de cinco etapas fundamentales que nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos, permitiéndonos dividir nuestras actividades y organizar nuestro desorden mental. A continuación, presentamos los pasos clave para implementarlo y asegurar un flujo de trabajo eficiente y motivador.
1. Recopilar
El primer paso para tener el control de nuestras tareas y ejecutar correctamente el método GTD consiste en recopilar todas las ideas e información en un solo lugar. Para lograrlo, es recomendable elaborar listas físicas o electrónicas donde anotar todo lo que capta nuestra atención a lo largo del día. Por ejemplo, podemos crear una lista en una libreta o en un archivo de audio con tareas pendientes como revisar nuestro correo electrónico o reservar una cita médica.
Es importante tener en cuenta que el objetivo es enumerar nuestras tareas para evitar sobrecargar nuestra mente y perder el enfoque. Por lo tanto, debemos dividir en pequeñas tareas aquellas actividades que requieren un mayor esfuerzo. Al realizar este proceso, las distracciones disminuirán y podremos tomar decisiones acordes a nuestras ideas, deseos y necesidades.
2. Procesar
A medida que recopilamos la información y tenemos claro cómo debemos actuar, el siguiente paso es procesar lo que necesitamos para organizar nuestro flujo de trabajo. Para ello, debemos clasificar nuestras actividades pendientes y analizar cuáles de ellas requieren una acción inmediata, cuáles pueden ser pospuestas y si es posible delegarlas.
Es fundamental contar con la información completa y adecuada para procesar cada tarea eficientemente. Asimismo, es recomendable establecer tiempos de entrega, etapas y prioridades para cada actividad.
3. Organizar
La organización es clave en el método GTD para definir prioridades y establecer tareas con un mayor impacto en nuestros objetivos. Al momento de procesar la información y clasificarla, debemos organizarla de manera que podamos realizar acciones concretas.
Para ello, es importante especificar el contexto y agregar información relevante para ubicar cada tarea según su importancia en los distintos segmentos de actividades. Así, podremos crear un plan de acción que incluya proyectos no urgentes, proyectos prioritarios, listas de tareas por hacer, calendarios y próximas acciones.
Es esencial recordar que las tareas que requieren más de una acción se convierten en proyectos con diferentes tareas. Por ejemplo, si nuestro objetivo es publicar un carrusel en Instagram, debemos dividir las tareas en: analizar las necesidades del público objetivo, seleccionar el tema, diseñar el post, redactar el copy y programarlo para su publicación.
4. Revisar
Continuando con los pasos para implementar el método GTD, es necesario revisar nuestras listas de tareas y verificar su cumplimiento de manera organizada y correcta. Esta etapa nos permite detectar posibles fallas en la ejecución de nuestras actividades.
Se recomienda realizar esta revisión de manera semanal para garantizar el correcto funcionamiento de la técnica. A medida que dominemos nuestro sistema de gestión, tendremos un mayor control del tiempo y la motivación.
Es importante tener en cuenta que el método GTD no se trata solo de agregar tareas a un proyecto, sino de establecer frecuencias y prioridades para cada una de ellas sin generar estrés o dificultad. Con esta estrategia, podremos analizar nuestro desempeño semanal y actualizar nuestras próximas acciones con nuevas ideas para los días siguientes. ¡Es hora de vaciar nuestra mente!
5. Hacer
¡Cumplir con todas nuestras tareas nunca había sido tan fácil! El método GTD es la herramienta perfecta para capturar, clasificar, organizar y reflexionar sobre nuestras tareas y su cumplimiento. Sin embargo, no debemos quedarnos solo en la planificación, sino que debemos focalizarnos en la ejecución.
Podemos utilizar aplicaciones para aumentar nuestra productividad y visualizar nuestras listas de tareas en cualquier momento y lugar. Al momento de comenzar, es recomendable tener en cuenta cuatro elementos clave: prioridad, contexto, disponibilidad y energía disponible.
La prioridad nos ayuda a determinar qué tareas debemos realizar primero, considerando su importancia y plazo de entrega. El contexto nos ayuda a agrupar tareas similares y ejecutarlas en proyectos comunes, evitando querer hacer todo al mismo tiempo. La disponibilidad nos permite programar nuestras tareas de acuerdo a nuestro tiempo disponible y evitar dejarlas a medias. La energía disponible nos ayuda a realizar nuestras tareas con mayor eficiencia al asegurarnos de tener la energía necesaria para llevarlas a cabo.
Importancia del método GTD
Tener una lista de proyectos pendientes puede generar estrés y dificultades a nivel personal y organizacional. Implementar un sistema de gestión y organización para estas tareas pendientes es una herramienta fundamental para alcanzar el éxito a largo plazo.
Aunque cada tarea debe ser realizada dentro de un periodo de tiempo específico, el acumulo de actividades puede generar un esfuerzo y estrés mental que dificultan su correcta ejecución. El método GTD garantiza una gestión eficaz donde se satisfacen las necesidades de la empresa o del individuo, sin dejar que las dificultades se interpongan en el camino.
No esperes más, comienza a implementar el método GTD y descubre la satisfacción de ejecutar tus tareas de manera eficiente y sin estrés. ¡Logra el éxito con una mente clara y organizada!