Maximizar los recursos económicos en una empresa es uno de los principales objetivos que se pueden perseguir para asegurar su supervivencia a lo largo del tiempo. Esto se logra tomando decisiones inteligentes y reduciendo los gastos cuando sea posible. Una de las estrategias para alcanzar dicho objetivo es el alquiler de copiadoras.
Obtener beneficios económicos al montar una oficina o empresa, no siempre es tan rápido como se desea o se planifica. Todo lleva su proceso e implica que se deben realizar inversiones incluso antes de obtener beneficios. Así que es fundamental tener opciones que permitan abaratar los costes y facilitar que el dinero rinda durante más tiempo.
La renta de copiadoras forma parte de esas acciones que ayudan a usar los recursos de manera eficiente, sobre todo cuando estos son escasos. La principal razón es que no requieren una inversión grande para comprar el equipo nuevo de fábrica, sino que se puede utilizar uno ya existente.
Beneficios de alquilar una copiadora
El principal beneficio, sin lugar a dudas, es el económico. Una copiadora de alquiler supone un pago por uso que se verá reflejado con una cantidad muy baja en los gastos, en comparación con lo que sería la compra de un equipo nuevo. Además, las empresas que ofrecen estos servicios suelen cobrar solo por el uso que se haga del equipo, por lo que es muy posible planificar con detalle para evitar caer en gastos innecesarios.
Esto también se evidencia en el punto siguiente, que es, que la empresa no tendrá que recurrir a gastos por concepto de mantenimiento o reparaciones, porque no es su responsabilidad. Aunque estos son equipos que suelen tener una vida útil larga, nunca se sabe en qué momento se puede presentar un desperfecto mayor, que implique un gasto elevado para la empresa.
Por último, en este apartado, hay que considerar que este es un servicio que permite aplicar deducción sobre impuestos, es decir, que lo invertido en la contratación será perfectamente deducible de los impuestos, lo que ayudará todavía más al ahorro.
Otras ventajas del alquiler de copiadoras
Las ventajas van muy ligadas a la empresa que se elija para ofrecer el servicio, pero en líneas generales, estas se resumen en los siguientes puntos:
- Formación. Es un aspecto que permite que las personas que vayan a hacer uso directo del equipo reciban una explicación detallada de todo lo que pueden hacer con él y cómo lo logran. De esta manera, se evitan malas prácticas o pérdidas de tiempo.
- Recarga de tóner. Así como no hay que preocuparse por el mantenimiento o las reparaciones, tampoco habrá que hacerlo por el consumo del tóner, ya que es responsabilidad de la empresa que presta el servicio realizar el cambio cuando corresponda.
- Mantenimiento. Las visitas programadas de mantenimiento aseguran que la copiadora funcionará en óptimas condiciones siempre, y ayudan a solventar cualquier inconveniente que se pueda presentar con el servicio que realizan.
- Gestión de documentos. Útil para tener todos los documentos en orden y facilitar los procesos cuando sea necesario. Esto se logra gracias a equipos de tecnología avanzada, que permiten una ejecución más provechosa y amplia de las funciones.
- Variedad de equipos. Existe un equipo ideal para dar respuesta a cada necesidad. Solo es necesario consultar la oferta disponible y elegir el que mejor se ajuste al plan de trabajo de la empresa, según el volumen de copias que haga falta conseguir en un plazo de tiempo determinado, que habitualmente se mide por mes.
Aunque las oficinas funcionan muy bien cuando disponen de los equipos apropiados para ejecutar todas las funciones, no siempre es necesario gastar más dinero del que se tiene en la compra de todos ellos. Algunos, como las copiadoras, las impresoras o los scanners, se pueden resolver sin pagar más de lo que es justo.