¿Por qué razón delegar funciones en una compañía? El poder desarrollar estrategias eficientes ha de ser uno de los objetivos o bien desafíos a cumplir de cualquier empresario o bien directivo. Aquel que sepa repartir labores de forma atinada, sabe además de esto cuáles son los mejores caminos de desarrollo que un negocio puede tener. En este entonces, la delegación de funciones ha llegado para romper con límites entre jefe y subordinado.
La relevancia de aprender a delegar en el trabajo se encuentra en la necesidad de lograr que nuestros equipos sean lo más autónomos posibles a fin de que las organizaciones puedan medrar y amoldarse a los cambios de forma inmejorable.
El día de hoy vamos a centrarnos en todos y cada uno de los aspectos y beneficios que puede brindarte incorporar el desarrollo de talentos y capacidades por medio de la delegación de funciones. ¿No sabes de qué te hablamos? Si continuas leyendo, de seguro resultará realmente útil para ti.
Qué es la delegación de funciones
¿Exactamente en qué consiste la delegación de funciones? Podemos definirlo como el proceso en el que un directivo, supervisor o bien jefe confía a un empleado la autonomía y la responsabilidad para tomar resoluciones, solucionar inconvenientes y efectuar labores sin la necesidad de supervisión. En resumen, otra definición de la delegación de funciones es: asignar a los trabajadores parte de las labores que, en general, corresponden a algún departamento concreto.
No solo se trasfiere responsabilidad, sino más bien asimismo la obligación de rendir cuentas por sostener las reglas establecidas. Una delegación eficiente puede tener beneficios a corto y en un largo plazo para , su personal y su organización. Se puede reducir su carga de trabajo y nivel de agobio, a través del estudio de habilidades y capacidades de tus empleados.
Elementos básicos de la delegación de funciones
De hecho, ¿a qué jefe no le agradaría tener un equipo que fuera capaz de aceptar obligaciones con autonomía y proactividad? Para esto, el líder va a deber ampliar sus esperanzas y opinar en su equipo. Para delegar debes especificar estos elementos, puesto que es una estrategia poderosísima para administrar el tiempo de forma correcta:
- Tarea: Implica examinar los resultados que quieres conseguir, valorar si precisas ayuda para alcanzarlos y, en función de ello, crear una lista de labores a delegar.
- Persona: ¿Quién está en situación y con deSeo de aceptar un nuevo reto? La delegación realmente es eficaz cuando se asigna la labor adecuada a la persona indicada.
- Procedimiento: Como líder tienes 2 opciones; delimitar tus procesos y dar paso a la iniciativa de tu empleado y que produzca un plan de trabajo conforme tus requerimientos.
- Expectativas: Ya antes de delegar define lo que deseas, en qué momento, de qué forma y dónde. Aclara si precisas reportes o bien seguimiento para una cierta cantidad de días.
- Recursos: Cerciórate de que la persona tenga las herramientas y conocimientos precisos para efectuar la labor como asegurar que tenga en su poder la información de referencia para no tener preguntas usuales.
- Seguimiento: Debes darle a tu elegido ánimo a fin de que pueda, por sí mismo, hallar la manera de conseguir el resultado. Sin embargo, debes asegurar que la labor se está cumpliendo a cabalidad, que los estándares de calidad se alcanzan y que los tiempos de entrega se cumplen.
Qué labores se deben delegar y cuáles no
De entrada, la delegación de funciones es ideal para cuestiones poco prioritarias o bien que ocupan mucho tiempo; en tanto que de este modo se libera de trabajo al líder y este puede dedicar su tiempo a cuestiones más esenciales. Asimismo se pueden delegar labores que fortalezcan el desarrollo y las habilidades de un trabajador.
Ahora bien, no solo consiste en repartir las labores entre los miembros del equipo. Además de esto, el líder debe facilitar una retroalimentación, marcar las pautas y brindar la información que se requiera para desarrollar las labores encomendadas. De este modo, el cooperador va a sentir el apoyo preciso y va a tener la motivación para hacer la responsabilidad requerida.
Sin embargo, no debes caer en excesos, sino más bien hacerlo con medida. La delegación implica la recepción de nuevas responsabilidades, lo que supone elevar al empleado en cuestión sobre el resto de compañeros, conque debes hacerlo de forma cuidadosa. ¿De qué forma delegar responsabilidades en una compañía? Te traemos lo que sí puedes delegar y lo que, de preferencia, no.
Labores que se pueden delegar:
- El trabajo que es de rutina
- Actividades especializadas
- Trabajos preparatorios, como la obtención del material por norma general o bien formulación de informes y conclusiones
- Redacción de diferentes proyectos
- Asistencia a diferentes acontecimientos de carácter informativo, haciendo mensajes, compartiendo experiencias
Labores que no se deben delegar:
- Establecimiento de metas
- Resolución final sobre cuestiones estratégicas
- Control de resultados
- Tareas de singular relevancia o bien de categoría exclusiva
- Labores de alto grado de peligro
- Temas urgentes que no dejan tiempo para explicaciones o bien verificaciones
Delegar labores es un acierto o bien un error: ventajas y desventajas de la delegación de funciones
Antes de nada, primero se precisa aclarar mentalmente cuáles son los propósitos de la delegación, para esto puedes hacerte las próximas preguntas: ¿precisas reducir carga de trabajo? ¿ O bien quieres alentar a los miembros del personal a fin de que desarrollen nuevas habilidades?
Ten presente que si una labor es demasiado esencial para delegarla a otros, debes pensarlo bien ya antes de compartir la responsabilidad. De igual forma, si delegas debes estar claro que no vas a deber percibir consultas usuales.
Beneficios de la delegación de labores
En todas y cada una de las compañías existen asignaciones operativas simples de aprender que no requieren demasiado control, esas son las más simples de delegar, y es que por defecto, cuanto más compleja y estratégica sea la labor, va a ser más bastante difícil de desarrollar. El día de hoy te traemos siete razones a fin de que empieces con la delegación de actividades.
1. Incremento de la productividad
Encargar labores se traduce en la confianza que produce la persona, si tiene capacidad y si consiguió los resultados aguardados. La productividad de la compañía se ve aumentada cuando las responsabilidades son encargadas de forma conveniente. Esto es, se confían las funciones atendiendo a los gustos y habilidades de cada persona, el desempeño acrecienta y la eficacia es notable.
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dos. Motivación de tus empleados
La delegación de labores prueba la seguridad que tienes en tus empleados y en su capacidad, con lo que delegar labores es un enorme aliado para el incremento de la motivación y para crear mejores relaciones laborales. Deja al empleado participar de modo más activo en el activar de la compañía, a sabiendas de que sus ideas y visiones van a ser tomadas en cuenta.
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tres. Reduce el agobio
En el instante en que empezamos a delegar responsabilidades nos vamos a sentir más motivados, menos estresados y conseguiremos reducir el agobio para centrarnos en algún otro aspecto laboral. Cuantas más labores debas efectuar, menos tiempo y energía vas a tener para cada una. Por esta razón, por medio de la delegación de funciones, la carga de trabajo reduce y es más simple lograr los objetivos y cumplir con los plazos establecidos.
cuatro. Fortalecer el compromiso con la compañía
A través de esto, la implicación del trabajador en la labor es considerablemente mayor, como su compromiso por sentirse parte responsable del funcionamiento y de los éxitos de la organización. Delegar en una compañía fortalece los valores corporativos, puesto que los empleados valoran las posibilidades de promoción interna y el reconocimiento de su esmero.
cinco. Retiene el talento
Los empleados van a estar menos prestos a dejar la compañía si ven que son tomados en cuenta. La delegación de funciones aumenta un sentimiento de pertenencia cara la compañía. Delegar aquellas labores que se ponen al final de la lista de prioridades te va a dar tiempo a ti y a tus cooperadores para enfocarse en cosas esenciales.
seis. Aumenta la comunicación y la confianza
Al implicarse en determinada medida en los proyectos de la compañía, los empleados tienden a producir menos enfrentamientos laborales, por consiguiente el tiempo laboral es más entretenido y positivo. Además de esto, al encomendar labores mejoran tanto los canales como las habilidades sociables, a fin de que la asignación y el desempeño de responsabilidades pueda ser eficaz.
siete. Da sitio a nuevas estrategias y métodos
Se explotan las competencias de los trabajadores, dejando aprovechar al límite su potencial, conocimientos y actitudes. Por este motivo, vas a tener la posibilidad de que el empleado pueda desarrollar nuevas ideas para lograr una meta. Delegando funciones a tus cooperadores vas a conocer sus métodos, dando sitio al surgimiento de nuevas y más eficaces tácticas que puedan imponerse a nivel general en la compañía.
Desventajas de la delegación de funciones
Como delegar una labor puede suponer incontables ventajas, si no se hace correctamente produce abundantes inconvenientes. La delegación de funciones puede acrecentar la productividad y la motivación en una organización. No obstante, esta asimismo puede ocasionar confusión y también ineficiencia.
- Falta de comunicación: El no tener metas y objetivos claros, puede producir ideas desperdigadas sobre la forma de llenar una labor de forma exitosa, tanto para el que delega la labor para el que la ejecutará.
- No hay compromisos: Posiblemente un empleado no tenga suficiente interés o bien conexión personal con el proyecto para entender totalmente el significado de la labor, sea por el hecho de que no tiene las habilidades o bien pues no es quien hizo la propuesta.
- Resultados no obtenidos: La capacidad para llenar la labor asimismo puede verse limitada por la carencia de recursos. En otras ocasiones, las labores encargadas pueden estar sobre el nivel de habilidad o bien experiencia y no es posible lograr los resultados.
Conclusión, solo puede ser efectivo el proceso de delegar labores si se consigue una perfecta relación etre la actividad y la persona que la ejecutará.
¿De qué forma se efectúa la delegación de funciones?
La necesidad del planeta actual de contar con de organizaciones diligentes que puedan amoldarse veloz a las continuas situaciones alterables de nuestra sociedad, deja saber que es preciso emplear la delegación de funciones para fluir conforme a los objetivos pautados por la compañía. Es posible que al principio te sientas inexperto o bien no sepas de qué forma hacerlo, con lo que te asistiremos con seis pasos para delegar con eficacia y eficiencia.
1. Define los objetivos
El primero de los consejos para una delegación de funciones eficaz es delimitar la meta por el que vas a delegar una labor. Además de esto, vas a deber valorar si es preciso pasar esta carga a un empleado y explicar cuáles van a ser las ventajas conseguidos por la implementación de esta resolución. No olvides acotar de forma clara y específica cuáles son las labores o bien funciones que componen la delegación que deseas efectuar.
dos. Determinar la persona en quién delegar
Para determinar con corrección en quién delegar, lo fundamental es tener con cada uno de ellos de los aspirantes una pequeña entrevista o bien charla informal para determinar la posibilidad de adaptación de la persona a la labor. Apóyate en trabajadores con virtudes como eficiencia, responsabilidad y compromiso. De forma adicional, déjale ver al aspirante por qué razón se lo solicitas a él y no a otra persona.
tres. Capacitación y recursos con los que puede contar
Es esencial que para este punto ya tengas preparadas las indicaciones técnicas de de qué forma hacer las labores y la capacitación que debes dar en todos y cada una de ellas. No puede faltar establecer espacios para la revisión de avances y dudas que se producen en el proceso de ejecución; pueden ser semanales. La idea es intercambiar creencias y también información auxiliar. Mas, sé flexible y deja un margen de actuación a fin de que la persona pruebe lo que es capaz de hacer.
cuatro. Ajustar con la persona las labores
Específica las labores y responsabilidades que va a ejercer el trabajador. Debes detallar precisos de lo que se debe efectuar y de qué forma deseas que sea desarrollado. Especifica las acciones a desempeñar así como los apuntes precisos de capacitación que va a deber percibir el encargado. Además de esto, no olvides crear los indicadores de los resultados que se quieren conseguir en todos y cada uno de ellos de los casos.
cinco. Estar a predisposición de los empleados
Ten presente que al delegar una labor no puedes despreocuparte de ella, como líder debes mostrarte presto a respaldar a los profesionales en los que has confiado si estos lo requieren. Crea una estrategia de comunicación a fin de que puedas abrir tu psique a las opciones y la posibilidad de nuevas ideas que, de seguro, terminarán mejorando los procesos y los resultados generales de la compañía.
seis. Medir el desempeño
Para finalizar, si no dispones de indicadores para determinar la eficacia en la administración de tus cooperadores, te va a ser muy complicado poder valorar si se están desarrollando de forma conveniente cada una de las funciones. Un software de evaluación de desempeño te va a ayudar a inspeccionar las tareas; centrarte en los resultados es la opción más medible.
Ejemplos fáciles de la delegación de funciones
Ya hemos aprendido de qué manera debe un líder delegar funciones, ahora vamos a ver unos ejemplos que nos van a ayudar a comprender el proceso, desde una compañía hasta en la familia:
- Organización: Un jefe directo delega a un empleado la realización de un informe del cubrimiento de un acontecimiento
- Agencia: Un jefe responsable del editorial de la gaceta le solicita a un cooperador ocuparse de hacer la reservación de vuelo para cincos cronistas.
- Restaurante: El responsable de cocina tras ver el desempeño de un socorrer decide delegarle la responsabilidad de preparar el menú del día.
- Familia: Los progenitores delegan al hijo mayor el cuidado de la casa y sus hermanos a lo largo de su ausencia.
- Colegio: El profesor elige a un pupilo a fin de que sea el responsable de recoger las labores de sus compañeros.
Palabras finales
La delegación de responsabilidades no es quitarle labores a tu lista de pendientes, es aprender a confiar en tu equipo y pensar que cada una de las personas que lo conforman es capaz de realizar cualquier labor que puedas asignarle.
Delegar de forma progresiva deja a la persona ir adquiriendo los conocimientos y la experiencia precisa en todos y cada labor o bien función de forma escalonada y sosteniendo sus niveles de seguridad. Resulta necesario mudar el modelo mental de relación entre el jefe y el trabajador, para entonces dedicar tiempo en preparar a las personas a fin de que sean merecedores de aceptar su autonomía.
¿Deseas liberar carga laboral y fomentar en tus empleados la generación de ideas? La delegación de funciones combina estos 2 aspectos y da grandes resultados.