Crear un departamento de comunicación que tenga la capacidad de renovarse en el ritmo acelerado que lleva el mercado actual, es un reto que toda empresa debería aceptar. Hoy en día, la comunicación es una estrategia eficiente para interaccionar de forma continua con los clientes del servicio de una marca. Además de esto, no solo acerca a la compañía cara sus objetivos comerciales, sino, al tiempo, mejora la comunicación interna con los empleados.
Ya sea que tengas una compañía grande o pequeña para planear, diseñar, pautar y hacerte conocer, es preciso contar con de un equipo especializado. Por fortuna, hemos compendiado para ti, los aspectos claves para aprender de qué manera se organiza un departamento de comunicación. Conoce cuáles son las funciones de la comunicación en una compañía. ¡Acompáñanos!
¿Cuál es la función del servicio de comunicación?
Entre los secretos del éxito de las grandes empresas, se oculta el buen manejo de la comunicación, puesto que en ella intercambiamos ideas, pensamientos y creencias. Conforme pasa el tiempo, las funciones de la comunicación en una compañía se popularizan y toman las bridas para guiar a la compañía cara lo que procuran los clientes del servicio potenciales.
Al comunicarnos, compartimos información relevante que puede mudar vidas y prosperar la toma de resoluciones personales de cada individuo. Como consecuencia, en las compañías la comunicación tiene el propósito de motivar a los trabajadores para lograr el máximo desempeño. Al tiempo, se producen interactúes controladas que dejan que el equipo de trabajo progrese unido en el proceso de capacitación.
No cabe duda que la comunicación en una compañía ayuda a fomentar la retroalimentación, ya que es un factor imprescindible para determinar qué está necesitando el mercado. La realidad es que, alén del desarrollo de mensajes especializados y del análisis pormenorizado para elegir el canal indicado, la reacción de los cooperadores va a ser el factor determinante para medir la eficiencia del mensaje.
¿Cuál es la relevancia de un departamento de comunicación en una compañía?
Una de las peculiaridades de un departamento de comunicación es que tiene el poder de fusionar la inventiva con los objetivos para generar un mensaje que impacte en todos y cada uno de los niveles. La comunicación es un factor que puede transformarse en el motor de una organización, debido a que su alcance llega a cualquier una parte del planeta.
El departamento de comunicación nace para administrar y filtrar la información antes que sea manejada por el público. Sin embargo, esta red no solo se hace cargo de ejecutar labores relacionadas con la información, sino asimismo la convierte para lograr un fin concreto.
Hoy en día, el planeta está tan globalizado que una de sus demandas es que las compañías sepan expresarse a fin de que tengan un funcionamiento interno eficiente que refleje la buena imagen en el exterior. A raíz de esto, los líderes del departamento de comunicación se transforman en promotores de la marca en todo instante.
En verdad, son cada vez más las compañías que incorporan un departamento de comunicación en su plantilla de recursos humanos. Mas, ten presente que la creación de un área como esta puede ser tan compleja o fácil como tus objetivos lo requieran. Asegúrate de unir a esta red a cooperadores que sean responsables con el valor que consigan de cada información compendiada.
diez funciones del departamento de comunicación en una compañía
El departamento de comunicación tiene el potencial para posicionar la reputación de una compañía en los clientes del servicio, cooperadores, distribuidores y otro género de público. Por tanto, el departamento se deja estudiar las necesidades internas y externas para asegurarse de diseñar mensajes que transmitan la esencia de la marca, mas que asimismo respondan a las peticiones del público. Ahora, conoce un tanto más sobre estas funciones:
1. Organizar el departamento de comunicación
Entre las actividades del departamento de comunicación de una compañía, la primordial es armar una estructura sólida con el personal adecuado. La organización del departamento deja que las labores sean encargadas oportunamente y prioritaria. En una compañía, especialmente en el área de comunicaciones, la delegación de funciones es la clave a fin de que cada proceso funcione como perfecto engranaje.
dos. Planear estrategias de comunicación
En el área de la comunicación posiblemente esta sea una de las funciones más esenciales. Están encargados de crear un plan de acción que incluya las estrategias comunicacionales que se incorporarán de forma anual. Además, este informe debe contemplar las posibles alteraciones que existen, debido a los cambios del mercado.
El departamento de comunicación establece el tono con el que la compañía se va a comunicar interna y externamente. Además de esto, definen qué, de qué manera, en qué momento y dónde publicar los contenidos promocionales, corporativos e informativos.
tres. Afianzar la imagen corporativa
La manera en la que nos mostramos al usuario final se desarrolla a través de una estrategia comunicacional. Es precisamente por esto que las compañías con departamento de comunicación tienen la capacidad de conectar su misión, visión y valores con los mensajes que transmiten al público. Por otra parte, resguardan la visualización de la marca, desde los colores en la impresión de un folleto hasta la distribución de anuncios en redes sociales.
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cuatro. Crear planes de comunicación para los medios
Esta es una de las funciones más populares de un departamento de comunicación. En verdad, tienen la posibilidad de contestar las dudas y consultas de los medios tradicionales como la prensa, radio y TV. Los comunicadores de la compañía planean y organizan acontecimientos para nuevos lanzamientos, comunicados oficiales o para jornadas con los empleados.
En esta industria, el personal del departamento de comunicación asimismo dedica una parte de sus horas laborales a estudiar lo que afirma la prensa o los medios por norma general de la compañía. Este análisis deja concebir nuevos instrumentos que abordan todo género de fake news o, de lo contrario, fortalecer de forma positiva la información compartida.
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cinco. Edificar relaciones públicas
¿Sabías que el departamento de comunicación de una compañía es el responsable de edificar las relaciones con el usuario? Contestar a las consultas del público es una de las funciones de esta área organizacional, ya que da sitio al posicionamiento y reconocimiento de marca. En este punto, esta área empresarial asimismo se hace cargo de sostener la presencia en redes sociales controlando lo que otros afirman de la compañía.
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seis. Dominar la crisis
En una compañía la probabilidad de que exista algún peligro o desinformación en una red social es parcialmente alta. Por esta razón, el departamento de comunicación debe formar al equipo de trabajo para saber de qué forma actuar dado este género de situaciones. Además de esto, es clave informar de qué forma, en qué momento y por qué podría producirse una crisis empresarial, ya que así se tienen todas y cada una de las herramientas antes que ocurra el acontecimiento.
siete. Fomentar la comunicación interna
El departamento de comunicación de una compañía tiene como función conectar a los empleados con los valores de la marca. De tal modo que, el trabajador puede tener sentido de pertenencia y aceptar la cultura organizacional como una parte de su día a día. Por poner un ejemplo, pueden compartir con el directivo los intereses de cada cooperador y, al tiempo, dar a conocer los anuncios relevantes de la compañía.
ocho. Aconsejar y guiar a otros departamentos
Todas y cada una de las personas que hacen una parte de la fuerza laboral de una organización han de saber de qué manera comunicarse tanto interna como externamente. Por tanto, resulta preciso que se implemente un manual de estilo a fin de que cada uno de ellos pueda proseguirlo al instante de desarrollar informes, correos, encuentro con la prensa y más.
Así, las personas que vayan a charlar de política, el entorno o de maquinarias, deben hacerlo con el tono comunicacional de la compañía.
nueve. Normalizar los procesos comunicacionales
¡Es un hecho! No todas y cada una de las personas comprenden los términos de un departamento de comunicación, así que una de las funciones de este consiste en producir mensajes claros. El usuario precisa comprender lo que la marca le quiere decir sin precisar ayuda para descifrarlo.
Afín a esto, las funciones de comunicación interna entran a estar alineadas con este factor. Los mecanismos que se empleen van a ayudar a reducir el desvío de información, logrando así que cada persona conozca el contexto de un nuevo acontecimiento.
diez. Seleccionar canales de comunicación
Para finalizar, en el departamento de comunicación los canales de difusión son esenciales a fin de que una estrategia tenga éxito y arroje los resultados aguardados. Una forma de poder dar a conocer el trabajo que efectúa el equipo es estableciendo de qué manera puede verte un usuario potencial.
Por poner un ejemplo, muestra un nuevo producto en un comercial televisivo; comunica en una nota de prensa el resultado de una junta triunfante, entre otras muchas. ¡El propósito es llegar hasta donde se hallen tus clientes del servicio!
Organigrama de la comunicación
El enfoque comunicacional es variable en dependencia de la compañía. No obstante, para contar con una relación próxima entre empleados y clientes del servicio, los papeles de la comunicación deben ser definidos anteriormente. Si deseas crear tu equipo de trabajo, mas no sabes de qué manera se organiza un departamento de comunicación, te enseñamos los cargos más importantes:
Directivo de comunicación
Es la persona encargada de diseñar, examinar y ejecutar las estrategias de comunicación con la meta de reflejar en los mensajes la identidad empresarial.
Project Mánager
Es el encargado de la creación de los proyectos digitales. Además de esto, inspecciona el desarrollo técnico de los productos on line como el sitio web, correo, software, aplicaciones y más.
Editor
En un departamento de comunicación, el editor trabaja de la mano con el directivo para conseguir trasmitir un mensaje de forma eficaz mediante piezas gráficas y audiovisuales.
Articulista
Convencer a los clientes del servicio cara la conversión final, precisa de un buen razonamiento. Un articulista es la pieza clave para crear contenido relevante que resuelva las necesidades del usuario y de la compañía.
Diseñador
Es quien tiene la capacidad de transformar el texto en piezas gráficas atractivas, como por ejemplo: infografías, flyers, vídeos, imágenes, gacetas, entre otros muchos.
¿De qué forma crear un departamento de comunicación en una compañía?
El departamento de comunicación tiene la capacidad de trasmitir mensajes a diferentes receptores y producir exactamente el mismo resultado. Si deseas que la comunicación interna y externa de tu empresa tenga un mayor alcance y eficiencia, te enseñamos de qué forma puedes organizar el área de comunicación en cinco pasos fáciles:
1. Identifica el propósito
La comunicación es una herramienta imprescindible en el campo empresarial. No obstante, es conveniente examinar la razón primordial para instalar un departamento de comunicación. Así que, dedica un espacio para conocer la actual situación de tu empresa a fin de que las estrategias de comunicación puedan perseguir objetivos realistas.
Las acciones de esta área deben estar vinculadas con la misión y visión de la compañía. Así que cerciórate de que estén alineadas con los intereses de la organización y con las nuevas tendencias del mercado.
dos. Organiza el equipo
Existen diferentes formas de articular un departamento de comunicación, mas en general todas y cada una parten de exactamente los mismos cargos. Por este motivo, produce un manual con pasos a continuar para la contratación del personal. Establece qué género de nivel profesional debe tener el postulante o cuáles son los conocimientos y habilidades imprescindibles para la plaza libre.
Además de esto, una vez ya tengas todos y cada uno de los miembros, organiza asambleas periódicas a fin de que todo el equipo este enterado del funcionamiento del plan de comunicación. ¡Un departamento de comunicación debe afianzarse para ser un caso a proseguir!
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tres. Define las funciones
Las comunicaciones en una compañía, ocupan más trabajo de lo que puedas imaginarte. Por tal razón, es ideal que delegues funciones a fin de que cada cual pueda organizar su procedimiento de trabajo y cumplir con los tiempos de entrega. Un caso, el Directivo no puede dejar de proponer estrategias para dedicarse al diseño de vídeos, por este motivo cada labor debe tener un responsable inmediato.
Teniendo presente esto, concentra a tu equipo en un área singular a fin de que el flujo de ideas sea usual y no existan bloqueos creativos.
cuatro. Establece los recursos requeridos
Para la creación de un departamento de comunicación es preciso contar con las herramientas pertinentes para asegurar la funcionalidad. Podemos empezar por el moblaje para la oficina de trabajo y las máquinas de cómputo para un equipo de mínimo cinco personas.
Por otra parte, deben instalarse software de ofimática como Office; de edición como Photoshop, InDesign, Illustrator y Premiere; para la administración de redes y organización de equipo: Hootsuite y Trello; para el seguimiento y la producción de contenidos: Fb, Instagram, Google Business, Google Trend y YouTube, entre otras muchas actividades.
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cinco. Genera y mide estrategias
William Thomson Kelvin, un físico y matemático británico, afirmó una oración muy acertada:
«Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar»
Las métricas te dejan identificar qué tan cerca o lejos te hallas de lograr tu principal objetivo. De forma que, en un departamento de comunicación es un requisito imprescindible el seguimiento de los resultados logrados de las campañas y estrategias pautadas.
Con el equipo de trabajo, identifica cuáles son los indicadores o KPI ‘s de mayor relevancia en todos y cada estrategia para realizar informes donde se visualice el alcance de cada uno de ellos. Además de esto, al medir tus acciones va a ser considerablemente más simple tomar resoluciones de mejora o, por contra, seguir con lo que ha generado buenos resultados.
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Palabras finales
La comunicación es un instrumento social que hace una parte del cambio y del éxito. Como consecuencia, se estima que la implementación de un departamento de comunicación en tu empresa, te aproximará cara el cumplimiento de tus objetivos.
En esta área, el equipo de trabajo se hace cargo de administrar de forma positiva toda la información lograda. Este proceso va a tener la finalidad de progresar la venta al público, fortalecer la satisfacción y motivar al resto del personal.
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