Hoy día, las herramientas que fomentan la mejora y la calidad en una organización son esenciales para el funcionamiento de las organizaciones. No obstante, para poder efectuar esta clase de labores, debes entender a lo que te encaras. Por este motivo, para conocer de qué forma se desenvuelve tu empresa en los procesos debes incorporar el diagrama SIPOC, pues con un esquema gráfico te va a dar la solución.
Si te agradaría visualizar de qué manera marcha cada área de organización y qué efecto puede ocasionar en el resultado final, te invitamos a diseñar el esquema de tu negocio. Logra toda la información precisa, determina tu plan de acción con una guía simple de interpretar por todos y cada uno de los cooperadores, reduce los fallos y mejora la experiencia del usuario. ¿Deseas más? En el presente artículo te enseñamos de qué forma conseguirlo.
¿Qué es un diagrama SIPOC?
Es una herramienta que es parte integrante de la metodología Six Sigma desde los años ochenta, pues su creación estuvo basada en el marco de la Administración de la Calidad Total. A partir de ahora, se le conoce como una metodología que documenta los procesos organizacionales con un mapa visual dividido en: Distribuidores (Suppliers), Entradas (Inputs), Procesos (Process), Salidas (Outputs) y Clientes del servicio (Customers).
El diagrama SIPOC de un proceso se emplea para entender la experiencia del usuario y, también, desarrollar procesos mejorados. Además, es esencial tener en consideración que este modelo ofrece un panorama fácil, mas completo de la situación empresarial.
Merced a la información precisa que lanza el diagrama SIPOC se puede agilizar el flujo de trabajo, solventar inconvenientes, reducir fallos y suprimir las actividades repetidas o que tienen aportes significativos en la operación. Siendo así, una herramienta increíble para facilitar la toma de resoluciones y generación de ideas inmediatas.
¿En qué se distingue el SIPOC de otros diagramas de flujo de trabajo?
Una de las peculiaridades del diagrama SIPOC es que efectúa un análisis de los procesos para desarrollar un mapa que indique los pasos a proseguir de forma clara. Al tiempo que los diagramas de flujo de trabajo crean una línea de acción con orden temporal. Aunque es cierto, si bien el modelo SIPOC es parte integrante de los modelos de diagramas de flujo, su desglose no genera una dependencia entre una labor y otra.
A la inversa, muestra el responsable de cada fase o etapa en el proyecto: encargados, responsables, materiales, resultados y clientes del servicio. A raíz de esto, el mapeo de proceso resulta siendo más ventajoso de lo que imaginamos. Por servirnos de un ejemplo, produce incremento en el desempeño y en la satisfacción del usuario final, dada la calidad y mejora en la operatividad.
Otro elemento, los diagramas de flujo de trabajo, se emplean para delimitar de forma detallada los pasos individuales y los recursos a usar. Diferente del modelo SIPOC que se enfoca en identificar los puntos de control para centrarse más tarde en el alcance de los objetivos de la compañía.
¿Para qué vale el diagrama SIPOC?
El diagrama de SIPOC es más que una herramienta para la mejora de los procesos internos y externos. Hoy en día, merced a la implementación de exactamente la misma en múltiples organizaciones, aseveramos que es una herramienta que administra la calidad y mejora. Además de esto, minimiza los fallos y enseña a optimar las ventajas de los recursos que se tienen al alcance. Por esta razón, el modelo SIPOC puede ser útil para:
- Examinar un proceso e identificar sus posibles alteraciones durante la ejecución.
- Establecer espacios de comunicación para la resolución de inconvenientes, la lluvia de ideas y la retroalimentación con todos y cada uno de los miembros del equipo.
- Identificar mejoras en procesos con irregularidades.
- Organizar la información para contar con de ella cuando se requiera contextualizar a un nuevo miembro de la compañía.
- Acrecentar la satisfacción laboral, merced a la definición de responsabilidad, la consideración para la toma de resoluciones y la inclusión en nuevos proyectos.
Indudablemente, desarrollar un diagrama SIPOC te deja conocer a profundidad no solo como marchan tus procesos, sino más bien asimismo como se halla tu empresa por norma general. Por tal razón, es un procedimiento que te va a ayudar a sostenerte organizado, a comprender de qué manera se ejecuta el sistema relacionado con procesos y a llevar una mejor relación con la manera en la que se desenvuelve tu organización.
¿De qué forma hacer un diagrama SIPOC?
Es una herramienta centrada en la documentación de etapas que conforman un proceso, sea para comenzar un nuevo proyecto o prosperar uno existente. Indudablemente, se trata de de los mejores métodos para trazar una guía cara el cumplimiento de los objetivos establecidos de antemano. Tras conocer de qué forma armarlo, no vas a tener nada que te limite a emplearlo. ¡Veámoslo!
1. Elige un proceso
El paso inicial para realizar un diagrama SIPOC, consiste en la selección del proceso en el que nos marchamos a inspirar. Todos y cada uno de los procesos de una organización son relevantes, no obstante, va a ser preciso jerarquizarlos para tratarlos conforme a su prioridad. Puedes seleccionar nuevos proyectos, procesos existentes o de mejora.
Así que, te invitamos a que escojas por dónde comenzar, ya que englobar demasiado no te producirá ningún género de resultado conveniente. Piensa en aquel que le aporte mayor valor a tu negocio o propuesta y empieza a compendiar información sobre él. Por poner un ejemplo, si tu empresa trata de comestibles, el proceso más esencial es la receta o instrucciones para realizarlo.
dos. Conoce el contexto
Para efectuar el diagrama SIPOC de un producto es recomendable que conozcas todo el trasfondo del proceso que vas a mapear. Ya antes de arrancar tu propuesta debes conocer toda la información que acompaña este nuevo objetivo. En un caso así, asegúrate de contestar a preguntas como las próximas ya antes de comenzar a determinar los pasos siguientes:
- ¿Quiénes van a ser los encargados?
- ¿En qué momento comienza y cuando acaba?
- ¿Cuánto tiempo se lleva en la ejecución?
- ¿Cuáles son las etapas que lo conforman?
- ¿De qué forma se van a ver los resultados y de qué depende?
- ¿Qué condiciones y reglas va a tener?
tres. Define el proceso
El modelo SIPOC tiene un modelo efectivo que subdivide el proceso en pequeñas partes valiosas para el resultado final. En este paso, los gestores del proyecto que conforman el equipo organizacional deben especificar lo más certero posible, el paso a continuar con cada una de las acciones y sujetos responsables. Ahora, te presentamos con un caso de una tienda on-line como puedes organizar el orden de tus tareas:
- El cliente del servicio realiza una adquiere on-line.
- Una vez confirmado el pago, el sistema manda la factura al usuario y el personal de almacén empieza el alistamiento.
- En alistamiento, se efectúa la verificación de calidad de los productos adquiridos por el usuario.
- La compañía logística recoge el bulto para proceder a incorporarlo en la senda de distribución.
- El envío llega a su destino y el consumidor final recibe su pedido.
cuatro. Cuenta las entradas
El diagrama SIPOC registra todos y cada uno de los recursos que precisa para arrancar un proyecto por medio de las «entradas». En este paso debes identificar cualquier material, equipo, recursos o aun datos que se requiera desarrollar las labores de forma eficaz. Pongamos por caso una panadería, los recursos que son esenciales para el flujo de trabajo: harina, margarina, huevos, horno, amasadora, entre otros muchos.
¡No olvides que esto cambiará en función de lo que ofrezcas en tu negocio! O sea, si tienes más de una categoría, deberás hacer este proceso con cada uno de ellos conforme lo que requieras.
cinco. Identifica a los clientes del servicio
Una de los beneficios de desarrollar un diagrama SIPOC es que te deja conocer a detalle lo que busca tu público objetivo. Para este segmento de clientes del servicio es que precisas las «entradas» y son los que reciben tus «salidas». Ahora bien, en este proceso has de ser cauteloso y efectuar un análisis pormenorizado de tu mercado y de sus necesidades.
Sin embargo, tus «clientes» asimismo pueden ser internos: distribuidores, operador logístico, empresa minorista, colegas, asociados o jefes. En otras palabras, toda persona que se favorezca de tu proceso es tu cliente del servicio directa o de manera indirecta. Si tomamos como un ejemplo una compañía de comestibles, tus clientes del servicio son: distribuidores de materia prima, empresa de distribución, obreros, empresas minoristas y, para finalizar, el consumidor final.
seis. Clasifica las salidas
En el diagrama SIPOC, los resultados que conseguimos de un proceso se le conoce como «salidas». Por ende, lo que consigas de tu propuesta debe contestar a la petición de tus clientes del servicio y al tiempo, reflejar una ganancia en comparación con lo invertido. Las «salidas» son: el pago de un usuario, el usuario que recibe su producto, un cliente del servicio que recibe una información, una entrega en tiempos ciertos, etc.
Caso de que los resultados que recibas no sean los aguardados, deberás preguntarte lo siguiente:
- ¿Existen fallos en el producto?
- ¿El servicio es malo?
- ¿Los tiempos de entrega se fijaron apropiadamente?
- ¿El costo es bajo?
- ¿Es apropiado el margen de ganancia en comparación a lo que invierto?
siete. Determina los distribuidores
La fuente de entradas, salidas e información para un proceso son los «proveedores». En el modelo SIPOC bien sea en el escenario interno y externo, los distribuidores son quienes entregan lo que precisa la organización para marchar de forma conveniente. Por último, en este paso puedes entender cuántas personas trabajan para ti y tus objetivos.
Por servirnos de un ejemplo, si nos referimos de nuevo al proceso existente en una tienda online, los distribuidores serían:
- Clientes: dan información de envío y pago.
- Operarios: mano de obra, diseño y armado de artículos.
- Miembros del equipo de almacén: ofrecen servicios de empaque y de revisión de calidad.
- Fabricante de embalaje: cajas, plásticos, rótulos de envíos y/o etiquetas.
- Servicios de entrega: vinculación con empresa logística.
ocho. Presenta el diagrama
Una vez ya conoces de qué forma realizar un diagrama SIPOC y tienes el proceso detallado, llega el instante de presentarlo a toda la organización. En verdad, esta es una de los beneficios que aporta este procedimiento, que te deja conectar a toda la compañía con el principal objetivo.
Alén de transformarse en un reglamento, el modelo SIPOC es la herramienta para llevar un control de las acciones y medir con ella el resultado de los sacrificios efectuados. En una compañía la mejora continua es una resolución y este procedimiento te facilita esta acción.
Así que, olvídate de archivar este mapeo, a la inversa, compártelo en tantas ocasiones resulte posible. Todas y cada una de las personas que hacen una parte de tu empresa deben tener acceso libre a esta información y, también, observar los resultados de cada etapa en tiempo real.
¿Dónde puedo hacer un SIPOC?
Los diagramas de flujo como el modelo SIPOC asisten a entender y administrar labores difíciles de forma eficaz y veloz. Ilustra con pequeñas acciones todo el trabajo que acarrea el desarrollo de un nuevo proceso organizacional y compártelo con tus cooperadores para localizar una solución inmejorable. Para diseñarlo, vas a poder apoyarte en las próximas plataformas:
1. Creately
Es una herramienta que deja hacer mapas de procesos online. Cuenta con plantillas prediseñadas para facilitar el trabajo. Además de esto, es eficaz en lo que se refiere a velocidad y sencillez en su interfaz. Al ingresar, la aplicación te enseña el significado de cada figura en un diagrama o mapa de trabajo. Para finalizar, Creately puede ser utilizada de forma offline y on-line sin interferir en la actualización en tiempo real de los datos.
dos. Diagrams
Si buscas efectuar diagramas de flujo, mapas, tablas y guardar en Google Drive o Dropbox, esta herramienta es para ti. Esta aplicación, aparte de ser gratis, asimismo tiene diferentes elementos para añadir significado a tu proyecto conforme a tu propósito y objetivo. De hecho, merced a la utilidad e interfaz intuitiva de Diagrams, es posible diseñar diagramas de cualquier dificultad.
tres. Edraw
Con más de cincuenta gráficos vectoriales, Edraw es una plataforma libre para sistemas operativos como Windows, Mac y Linux. Un plus de esta herramienta es que tiene una interfaz simple de emplear para los que ejecutan esta clase de diagramas por vez primera, con solo arrastrar y soltar puedes armar tu proyecto gráfico. A propósito, es una de las aplicaciones con mejor costo de subscripción.
cuatro. Microsoft Visio
Visio hace una parte de la licencia de Microsoft Office y con él puedes efectuar mapas mentales, diagramas, organigramas, gráficos vectoriales y considerablemente más. Del mismo modo que las herramientas precedentes, si piensas hacer un diagrama SIPOC, la plataforma cuenta con pluralidad de formas, símbolos y plantillas para inspirarte. Por otra parte, se puede cooperar entre equipos desde cualquier sitio y en tiempo real.
cinco. Lucidchart
Es un generador de diagramas que dispone de la herramienta de arrastre para diseñar con libertad en un cuadro blanco. Lucidchart deja vincularte con el espacio de trabajo en la nube de Google Drive y acrecentar la productividad con la integración de herramientas de Microsoft Office. Otro elemento a resaltar es que emplea el Lenguaje Unificado de Modelado (UML), para aunar los significados y conceptos de las formas empleadas.
Ejemplo de diagrama SIPOC
Para guiarte en el diseño de tu proceso de negocios a través del modelo SIPOC, deseamos asistirte con la ejemplificación de un mapeo para un establecimiento de reparación de celulares:
- Distribuidores (Suppliers): Vendedor de software, usuario usuario del dispositivo, distribuidor de materiales y repuestos.
- Entradas (Inputs): Petición de soporte técnico, herramientas y materiales, repuestos, dispositivo en mal estado o estropeado, información del cliente del servicio y del dispositivo.
- Proceso (Process): Percibir la petición, examinar el inconveniente del dispositivo, localizar la solución, informar al usuario sobre el paso siguiente, reparación del artículo, entrega al cliente del servicio.
- Salidas (Outputs): Reporte de petición de soporte técnico, dispositivo reparado, garantías, cliente del servicio satisfecho, pago por servicio.
- Clientes del servicio (Customers): Usuario del dispositivo, cajero o personal de atención al usuario (caso de que la tienda cuente con esto).
Palabras finales
Aprender a dominar el mapeo de procesos puede ser una labor fácil si incorporas el diagrama adecuado. El modelo SIPOC es una plataforma que te deja conocer por completo de una organización sin detenerte en detalles que dismuyen la eficacia. Indudablemente, al emplear estas herramientas tienes una idea clara de lo que debes hacer para lograr los objetivos de tu compañía.
Si buscas optimar los procesos, relacionarte mejor con tus cooperadores, incluirlos en la mejora de los proyectos y ofrecer un servicio/producto final de calidad, saca provecho de este artículo. ¡Dibuja rectángulos, rombos y óvalos para entender tu negocio!