Hoja de cómputo | Échale un ojo al estado financiero de tu empresa

¿Cuánto efectivo y activos líquidos tiene tu empresa? ¿De dónde consigues financiamiento para operar? Estas son habituales preguntas que todo gerente debe hacerse con frecuencia y cuyas contestaciones es posible conseguir a través de una hoja de cómputo.

¿Qué es una hoja de cómputo, cuál es su estructura y qué cuentas la conforman? El día de hoy vamos a estar respondiendo a estas interrogantes. Solo deseamos adelantarte que se trata de un análisis muy relevante para conocer la salud financiera de tu empresa.

Es verdad que su preparación le toca a un profesional de la contabilidad, puesto que son los que saben perfectamente de qué manera hacer un cómputo general. No obstante, como dueño de una PYME o bien cualquier emprendimiento, debes aprender a hacerlo. Sin embargo, puedes ayudarte de un contable para ahondar en el análisis y conseguir el mayor nivel de información posible. ¡Prosigue leyendo!

¿Qué es una hoja de cómputo?

La hoja de cómputo es una vista panorámica que muestra el estado de tu empresa por medio de un tiempo determinado, por norma general, un año. Es un estado financiero que refleja los activos, pasivos y el capital social (patrimonio) de una compañía. Además de esto, da una base para calcular las tasas de desempeño y valorar su estructura de capital. Sin más ni más, es un resumen de lo que un negocio tiene y debe.

Una hoja de cómputo se compone por 3 secciones fundamentales: todo cuanto tiene la compañía y lo que le adeudan (activos), lo que debe (pasivos) y lo que verdaderamente les pertenece a los accionistas (patrimonio).

La hoja de cómputo deja conocer cuál es tu capital de trabajo. Por tal motivo, es una guía para tener clara la capacidad que tiene tu empresa para operar, como las posibilidades que tiene de adquirir otros compromisos y también invertir en su desarrollo.

¿De qué manera hacer un cómputo general?

hojas de cálculos y boli

No debes ser un especialista en contabilidad para hacer una investigación como este. Veamos de qué forma hacer una hoja de cómputo.

1. Compendia los elementos a incluir en el cómputo

Comienza por anotar aquellos elementos que tendrás presente en tu hoja de cómputo. Quizá ahora te estés preguntando cuáles son estos. Presta atención al listado que te dejamos.

Activos

Activos circulantes: son todos aquellos susceptibles de transformarse en dinero en efectivo a lo largo de un periodo normal de operaciones del negocio

  • Efectivo y equivalente de efectivo
  • Cuentas por cobrar
  • Inventarios
  • Bonos de corto plazo

Activos no circulantes: son aquellos que no presentan un flujo o bien cambios incesantes

  • Inversiones
  • Equipos
  • Terreno
  • Propiedades
  • Seguros
  • Patentes o bien licencias

Pasivos

Pasivos circulantes: se describe en la segunda sección de la hoja de cómputo y no son más que las obligaciones y deudas que la compañía debe cubrir en un plazo inferior a un año

  • Cuentas por abonar
  • Provisiones y deudas en un corto plazo
  • Vencimientos actuales de deudas en un largo plazo
  • Nómina y pago a trabajadores externos
  • Impuestos

Pasivos no circulantes: deudas y obligaciones cuya exigibilidad es mayor a un año.

  • Pasivos aplazados de impuestos
  • Deudas en un largo plazo
  • Otras obligaciones

Patrimonio neto

  • Fondos propios: el dinero que aportan los asociados, incluyendo la inversión inicial.
  • Ganancias retenidas: las reservas de ganancias que no se distribuyen entre los accionistas como dividendos, sino se guardan y se reinvierten.

¡Esencial! En lo que se refiere a la estructura de los datos, no debes obviar la próxima regla de localización. Para comenzar, en la columna izquierda pones los activos, ordenados en función de su liquidez, las cuentas más líquidas se ponen ya antes de las cuentas sin liquidez. En la próxima sección a la derecha, los pasivos, organizados en función de su exigibilidad; y en una tercera, el patrimonio, separado en sus diferentes componentes.

dos. Define el periodo objeto de análisis

Es esencial que toda actividad en el marco empresarial tenga un alcance definido. Esto dejará enmarcar la información conseguida y, así, definir el estudio. La hoja de cómputo es un análisis que debe hacerse con cierta frecuencia, generalmente, se recomienda hacerlo de forma trimestral.

En este punto se deben determinar asimismo las datas de reporte y los pertinentes periodos de reporte. ¿Cuáles son estos? Por poner un ejemplo, si tu periodo de reporte es el primer trimestre del año (del 1 de enero al treinta y uno de marzo), tu data de reporte va a ser el 1 de abril del actual año.

tres. Efectúa la ecuación de cómputo

Después de contabilizar las propiedades de la compañía así sea de forma tangible como intangible, las deudas y obligaciones que tiene, como el capital con el que está operando, debes calcular el subtotal para cada una de estas 3 categorías: activos, pasivos y patrimonio neto.

Llegado este instante debes contrastar que se cumple la ecuación de cómputo que es la siguiente: activos = pasivos + capital de inversores. En otras palabras, la lógica es la siguiente: una compañía debe abonar por todas y cada una de las cosas que tiene (activos), así sea pidiendo dinero prestado (asumiendo pasivos) o bien tomándolo de los inversores (patrimonio de los accionistas).

¿Qué es lo que significa que se cumple la ecuación de cómputo? Esta equivalencia es la prueba de que el cómputo está adecuadamente efectuado y se está respetando la ecuación de contabilidad.

¿Qué conclusiones se pueden sacar del análisis de la hoja de cómputo?

calculadora y hojas

Por servirnos de un ejemplo, cuando los activos circulantes son mayores en cantidad que los pasivos circulantes, el negocio puede cubrir todas y cada una de las obligaciones financieras que tiene en un corto plazo. Por lo tanto, es muy posible que se halle en una buena situación financiera.

En el caso contrario, cuando el total de pasivos supera a los activos, el valor de la partida de capitalización va a ser negativo. Esto quiere decir que la salud financiera de la compañía anda mal. Aun, si la diferencia es notable, podrías estar en frente de una quiebra.

Otro análisis esencial que puede conseguirse de la hoja de cómputo es el grado de apalancamiento financiero: término que describe cuánto del capital de una compañía procede de préstamos. Para esto divide los pasivos entre el capital propio de la compañía, de esta forma vas a conocer la tasa de deuda con relación a el capital.

La hoja de cómputo por sí sola, no puede dar una idea de las tendencias que se están desarrollando a lo largo de un periodo más largo. Por esta razón, debe equipararse con periodos contables precedentes. Así, si hay un porcentaje significativo de minoración en el efectivo de una compañía, lo más probable es que haya inconvenientes financieros. Señal de que las cosas no van bien.

Palabras finales

El cómputo general es uno de los primordiales estados financieros así como el estado de resultados y el flujo de efectivo. De forma general, son realmente útiles para comprender la situación financiera de la compañía en un periodo concreto. La hoja de cómputo deja descubrir si la administración de la compañía es eficaz y si los recursos son aprovechados de forma inmejorable.

Un cómputo general fuerte en general quiere decir que cuentas con activos, incluyendo un nivel eficaz de efectivo, deudas manejables y un importe atrayente para los inversores.

La verdad es que la información que consigues se transforma en una base para la toma de resoluciones estratégicas en torno al desarrollo del negocio. Es por este motivo que resulta fundamental tomar como fuente todos y cada uno de los registros financieros del periodo a valorar. De esta manera, el cómputo va a ser lo más atinado posible.