Para absolutamente nadie es un secreto, todas las compañías, sin salvedad, desean prosperar y día tras día brindar un servicio de mayor calidad. Sin importar lo más mínimo la industria o campo, las compañías tienen como uno de sus grandes objetivos la optimización de procesos. ¿De qué se trata esto? En el presente artículo intentaremos contestar todas y cada una de las dudas a este respecto.
Ahora, hallarás todo lo relacionado con optimización de procesos, por qué es esencial, de qué manera se hace y ciertos ejemplos de exactamente la misma.
¿Qué es la optimización de procesos?
La primera cosa que vamos a hacer es delimitar de qué se trata la optimización de procesos. Puesto que bien, esta es ni más ni menos que la identificación y la mejora de los procedimientos y flujos de trabajo de una compañía. El objetivo principal es acrecentar su eficacia, reducir fallos y prosperar la calidad del producto o servicio ofrecido.
De este modo, va a haber una administración más eficaz de las tareas y una mayor satisfacción del usuario. En tanto, asimismo hay otros significados como el que la apunta como la disciplina que se enfoca en ajustar un proceso para mejorarlo y hacer que su uso sea más efectivo. La optimización de procesos tiene como finalidad reducir los costos y aumentar al máximo el desempeño.
No obstante, no está mal aseverar que esta puede apuntar a hacer más eficaz la cadena de valor de las ventas, la relación con los clientes del servicio o la producción interna. La optimización de procesos en una compañía debe ejecutarse tras efectuar un extenso análisis, puesto que pretende crear estrategias para lograr los objetivos de la organización.
Por eso, para quien desee incorporar esta clase de acciones, es ideal que conozca a profundidad su empresa, su estructura, flujo de trabajo y tener claras las metas que quiere lograr.
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Relevancia de la optimización de procesos
La optimización de procesos es cada días un poco más relevante para las compañías por detalles como los ya expuestos previamente. ¿Cuál compañía no desea progresar sus productos, la satisfacción de sus clientes del servicio, quitar fallos o administrar recursos de forma conveniente? Lo más probable es que todas y cada una y esa es, en resumen, la tarea de la optimización de recursos.
Un buen análisis y optimización de procesos al interior de una compañía solo puede conducir al incremento de la competitividad y la rentabilidad. Eso sí, es clave rememorar que en un proceso de negocio intervienen diferentes factores como las materias primas, el tiempo, la tecnología o la infraestructura.
La mala utilización o empleo de los diferentes recursos impactará en el grado de satisfacción de los clientes del servicio y la rentabilidad de la compañía. Por este motivo, es vital que como empresario cuentes con un sistema de mejora de procesos que evite estos inconvenientes o que cuando menos reduzca sus efectos negativos en el proyecto.
Géneros de optimización de procesos
Cabe señalar que no es solo uno, hay diferentes géneros de optimización de procesos. En este apartado te vamos a explicar 3 de los primordiales con sus peculiaridades más esenciales. En resumen, estos te van a ayudar a identificar dónde hay ocasiones de mejora en tu empresa.
1. Optimización de procesos esenciales
Y sí, en una sola empresa puede haber muchos procesos, mas ciertos de ellos son esenciales para su desarrollo. Estos precisan de un contacto directo con el cliente del servicio, ya que su objetivo es entregarle valor para satisfacer sus necesidades. Ciertos ejemplos son: fabricación de productos, administración de compras, inventario, soporte técnico, entre otros muchos.
dos. Optimización de procesos de soporte
Este género de optimización está enfocado en los procesos que asisten a los esenciales a cumplir con su objetivo. La una gran diferencia con estos últimos, es que en los procesos de soporte no se tiene un contacto directo con los clientes del servicio. Entre los procesos que se pueden refererir están: adquiere de recursos, nómina de empleados, seguridad y salud, entre otros muchos.
tres. Optimización de procesos de administración
Finalmente, los procesos de administración son aquellos que administran las actividades que deben cumplir quienes se hacen cargo de los procesos esenciales y de apoyo. Estos deben cerciorarse de que haya eficiencia en los procesos con un incesante seguimiento y control. Planificación estratégica, definición de objetivos, proyectos y programas son ciertos de estos.
¿De qué manera se hace la optimización de procesos?
Y bien, la optimización de procesos es en sí un enorme proceso y acarrea diferentes factores, sumados a aspectos que se deben tener en consideración. Evidentemente, hay diferentes acciones que sí o sí han de estar presentes para hacer esta actividad. Hay que saber cuál es el proceso que se quiere optimar y desde ahí realizar una estrategia.
Entre las acciones básicas que hay en la optimización de procesos están los mapeos, la identificación, el diseño, la ejecución y la automatización de los procesos. A rasgos generales, la optimización de procesos procurará encontrar las causas de las deficiencias en una empresa para corregirlas.
¿Cuál es el paso inicial en el proceso de optimización?
Hay que señalar que, como ya se ha dicho y por simple lógica, para prosperar un proceso hay que saber cuál es y de qué se trata. Por eso, el interrogante que debe marcar el camino es ¿qué hay que prosperar? Con la contestación de este cuestionamiento, ya vas a tener el primer peldaño en la optimización de procesos.
Ahora, te presentaremos el pasito a pasito en la optimización de procesos empresariales:
1. Identifica cuál es el proceso a prosperar
La primera cosa que debes determinar es qué es lo que marcha y lo que no en tu empresa. Esto acarrea hacer un análisis y entender tu proceso actual, identificar las ocasiones de mejora, delimitar objetivos y metas a lograr. Lo idóneo es que charles con los implicados, tengas contacto con ellos y así vas a saber las deficiencias a prosperar.
dos. Efectúa un análisis del proceso y establece objetivos
Después de haber compendiado todos y cada uno de los datos e información sobre tu proceso empresarial, aparte de los puntos de mejora, es clave determinar dónde empezar y a dónde esperas llegar. Desde esa base, puedes empezar a establecer objetivos concretos sobre de qué forma progresar tu proceso empresarial.
tres. Haz un rediseño del proceso empresarial
Ahora, lo que debes hacer es delimitar una solución para las problemáticas identificadas y diseñar así un nuevo proceso. En este debes incluir los cambios precisos y determinar los nuevos procedimientos y flujos de trabajo. Al lado de tu equipo de trabajo puedes apoyarte en una plan de actuación para saber de qué manera ir del punto A al punto B.
cuatro. Elige un procedimiento de apoyo
Tras conocer las áreas o aspectos a progresar de tu proceso empresarial, es el instante de escoger un procedimiento para la optimización. Hay diferentes opciones como el Kaizen, que se fundamenta en el perfeccionamiento, o el Diagrama de Ishikawa, que es una herramienta de control de calidad que observa y examina de forma meticulosa las raíces del inconveniente.
cinco. Incorpora el proceso nuevo
Tras escoger la metodología y desarrollar un plan de mejora, es el instante de ejecutar el proceso de tu empresa. Esto acarrea hacer una formación del personal, incorporar cambios y cerciorarte de que el proceso marcha de forma eficaz. Debes promover un ambiente de pedagogía y confianza.
seis. Valora tu nuevo proceso
Aparte de la retroalimentación de tu personal, asimismo es vital que establezcas indicadores de desempeño y efectúes un seguimiento incesante. Monitorear el proceso y valorar su desempeño te va a ayudar a saber si estás cerca o lejos de cumplir tus objetivos. De exactamente la misma forma, promoverá la eficacia y la eficiencia en un largo plazo.
Los precedentes fueron los 6 pasos primordiales en la optimización de procesos en las compañías.
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seis softwares y herramientas de optimización de procesos
Tras conocer el pasito a pasito de la optimización de procesos, es el instante de conocer herramientas para hacerlo. Como ya fue mentado, hay diferentes instrumentos esenciales para estas prácticas y en este punto te vamos a dar a conocer ciertos ejemplos.
1. CRM
Los bien conocidos sistemas o software de CRM pueden ser herramientas realmente útiles para prosperar procesos en áreas de marketing, ventas y servicio al usuario. Ciertas ventajas de estos son la automatización de procesos, seguimiento del desempeño de estrategias, procesos y personal.
dos. PaaS
Una plataforma como servicio o PaaS es un software de optimización de procesos que integra diferentes aplicaciones con funciones diferentes tanto en la nube como en ordenadores o servidores locales. Entre estas aplicaciones puede haber herramientas de diseño y flujo de trabajo, aparte de API completas.
tres. BPM
Otro ejemplo de software es el de las herramientas BPM, las que han sido diseñadas para respaldar, rastrear y manejar la optimización de procesos empresariales. En estas herramientas se guardará toda la información y actualizaciones sobre un proyecto en concreto.
cuatro. Brainstorming
Aparte de los software, hay técnicas que sirven como herramientas para la optimización de procesos. Una de las más conocidas es la del brainstorming o lluvia de ideas, algo que facilita el flujo de ideas sobre un inconveniente en concreto. De este modo se busca sacar el mayor provecho posible de la interacción entre miembros de una organización.
cinco. Diagrama SIPOC
El nombre de este diagrama es basado por sus las iniciales en inglés de: Suppliers, Inputs, Process, Outputs y Customers. Este, a rasgos generales, deja comprender el funcionamiento de un proceso. El diagrama SIPOC ayuda a las compañías a contestar preguntas como ¿quién provee los insumos para el proceso?
seis. Los cinco porqués
Finalmente, en este listado de ejemplos de herramientas para la optimización de procesos, está la técnica de los cinco porqués. Esta se fundamenta en efectuar preguntas para explorar relaciones causa y efecto que producen un inconveniente. Se empieza preguntando ¿por qué?, la contestación a esta producirá otro por qué y así, de forma consecutiva, hasta hallar la raíz de un inconveniente.
Los precedentes fueron 6 ejemplos de software y herramienta para la optimización de procesos. No son los únicos, mas lo más probable es que sean los más frecuentes y populares en las compañías.
tres ejemplos de optimización de procesos
Si llegaste hasta este punto del artículo, desearás saber ejemplos triunfantes de optimización de procesos. Para poner todo lo precedente en un contexto real, ahora te vamos a explicar 3 ejemplos de mejora en los procesos de ciertas empresas más reconocidas en el planeta.
1. Toyota
Toyta es una de las compañías más señaladas en el planeta de la fabricación de vehículos. Aunque esta compañía tenía procesos bien estructurados y eficaces, sintieron la necesidad de incorporar métodos para reducir desperdicios. Para ello, desarrollaron el sistema de producción Toyota (TPS) que se enfocó en quitar desperdicios y aumentar al máximo la eficacia.
dos. Walmart
La cadena Walmart, famosa en el mundo entero, ha sido vanguardista en incorporar nuevas tecnologías avanzadas en sus operaciones. Esta requería eludir la adquisición excesiva de productos que al final no se vendían, puesto que no tenían conocimiento de la demanda de su mercado. A lo largo del dos mil diecisiete, la compañía lanzó Edison, una inteligencia artifical para optimar el reabastecimiento de inventario en sus tiendas.
tres. Amazon
Para finalizar, la compañía de comercio online y servicios de computación en la nube Amazon ha tenido enorme éxito logístico por centrar su atención en los empleados. Uno de sus inconvenientes era que precisaban prosperar en la entrega veloz y fiable de sus productos, a través del mejoramiento de la atención interna a sus empleados.
La mejora que aplicaron se dio desde la herramienta Safety Leadership Index, la que medía la percepción de los empleados en lo que se refiere a temas de seguridad laboral.
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Palabras finales
Después de haber comprobado la relevancia y la eficiencia de la optimización de procesos, aguardamos que hayas podido localizar herramientas que le puedan servir a tu empresa. La recomendación es que hagas una evaluación y un análisis incesante para así poder eludir o prevenir lo que puede se run auténtico desastre para tu compañía.
Recierda además de esto que la primera preocupación han de ser los recursos humanos al interior de tu empresa y como es lógico, los clientes del servicio. Si los primeros no están a gusto ni están motivados, es bastante difícil que efectúen un buen trabajo y del mismo modo va a ser la recepción de los usuarios, quienes acabaron optando por la competencia.