¿Qué es una OGP? Descubre la oficina de administración de proyectos

El planeta de las compañías y los negocios ha venido convirtiéndose en los últimos tiempos a pasos desmedidos. De los formatos de gerencia tradicionales, en los que un jefe bajaba una línea que no aceptaba discusiones, y sus subalternos sencillamente se limitaban a obedecer las órdenes, se han generado nuevos formatos considerablemente más activos, interactivos y colaborativos. Ya las compañías modernas han venido convirtiendo las jerarquías, para dar paso a la construcción de equipos de cooperadores realmente unidos, en los que cada miembro esté siendo consciente de sus funciones y su valor, y todos se muevan en torno a una meta en común. Y justamente en el marco de estas nuevas activas brotan las OPG o bien PMO (por sus iniciales en inglés). Acompáñanos a ver de qué se trata este singular término que ha venido revolucionando las gestiones empresariales.

¿Qué es una OGP?

Infografía ofrecida por Wrike – Administración De Proyecto

Estas iniciales en castellano se traducen como Oficina de Administración de Proyectos. Si trabajas en una compañía grande seguro que vas a saber de qué te charlamos o bien cuando menos la has escuchado nombrar. Y en el campo de las Pequeñas y medianas empresas asimismo es un término que viene incorporándose con alta velocidad. La administración de proyectos se define como la aplicación de procesos, destrezas, métodos, conocimientos y experiencia con la intención de conseguir objetivos concretos, medidos por una serie de factores anteriormente acordados.

Cuando detallamos administración de proyectos, separándola del mero término de administración, aclaramos que se trata de un proceso que no es progresivo, sino tiene un plazo de tiempo finito y una entrega final pautada. Entonces, una Oficina de Administración de Proyectos es un departamento que es parte integrante de una compañía y que está enfocado en progresar la administración de cada proyecto en que se trabaje, agrupando procesos y teniendo la estandarización y la eficacia como norte.

Si bien se trata de un área bastante novedosa, el planeta empresarial ha sabido ver su valor y aportes en la eficacia y la mejora en los resultados. Es justo por esta razón que más del noventa por ciento de las compañías grandes cuentan con una Oficina de Administración de Proyectos, al tiempo que un sesenta y uno por ciento de las pequeñas la han incorporado. Los miembros de esta oficina pueden ser parte de la nómina regular de la compañía, o bien asimismo ser contratados como aconsejes externos o bien consultores.

¿Qué funciones concretamente efectúa una Oficina de Administración de Proyectos?

En líneas generales la función de la Oficina de Administración de Proyectos es hacer las operaciones empresariales más eficaces, ganando en aspectos como los tiempos operativos, la eficiencia y la rentabilidad. Se trata de equipos de trabajo que se centran en estrategias de corto, mediano o bien largo plazo, conforme las necesidades del modelo comercial. Trabajan en cooperación angosta con la alta dirección de la compañía, para regular las políticas que mejores resultados puedan aportar. En líneas generales, las primordiales funciones que debe cumplir una oficina de este género son las siguientes:

  • La Oficina de Administración de Proyectos se hace cargo de la consultoría, el control y el seguimiento, como de velar por el hecho de que se cumplan las buenas prácticas en el desarrollo de proyectos en la compañía.
  • Asimismo aceptan normalmente el desarrollo y la capacitación de los Project Mánagers o bien jefes de proyecto, que son asistidos en la mejora de sus capacidades como en las herramientas que precisan para lograr los objetivos que han sido establecidos.
  • La OGP asimismo debe aceptar funciones de soporte administrativo y de coordinación, como dar soporte a la dirección en la toma de resoluciones. En los casos en que de esta manera sea requerido, esta oficina asimismo puede ser la responsable de administrar activamente el portafolio de proyectos.
  • Y para finalizar, el equipo que integra la OGP asimismo debe aceptar la definición de estándares y metodologías para ejecutar el trabajo.

¿De qué manera saber si tu empresa precisa una OGP?

administración de proyectos

Las Oficinas de Administración de Proyectos son una tendencia que llegó para quedarse. El motivo es simple: sus resultados en el incremento de la eficacia son notables. No obstante, hay algunos indicadores que te pueden apuntar que tu negocio está necesitando añadir una visión profesional en este sentido:

  • Incorporas proyectos, mas siempre y en toda circunstancia los acabas tras lo que planeaste en un inicio, y además de esto es habitual que superen el presupuesto que estimaste al empezar.
  • Los proyectos en los que trabaja tu equipo no siempre y en todo momento están bien ordenados con los objetivos generales de la compañía. La carencia de planificación estratégica y visión en conjunto hace que se pierda tiempo, esmero y recurso en temas que seguramente no sean los prioritarios.
  • Las partes interesadas en la concreción del proyecto en cuestión no tienen una visibilidad real sobre las acciones y los avances que se están logrando con el trabajo.
  • No cuentas con una metodología estandarizada para hacer avanzar un proyecto desde su primera fase hasta su culminación, con lo que cada persona o bien equipo trabaja de forma diferente.

En suma, la Oficina de Administración de Proyectos en una compañía es homónimo de estándares, procesos, organización y resultados, vitales para llevar al negocio a su siguiente nivel de evolución.