Es ineludible que en las compañías broten inconvenientes en el desarrollo de sus procesos y esto es un enorme reto para exactamente las mismas. Las compañías deben buscar métodos que les ofrezcan contestaciones para la resolución de estas problemáticas. Uno de los más empleados es la técnica de los cinco porqués, la que tiene gran tradición y un alto porcentaje de eficiencia.
En el presente artículo te vamos a dar a conocer más a fondo de qué se trata la técnica de los porqués, sus ventajas y de qué manera se puede aplicar.
¿Qué es la técnica de los cinco porqués?
Se puede decir que el procedimiento de los cinco porqués se fundamenta en la realización de preguntas para explorar la causa o efecto de un inconveniente en particular. Se una parte de un primer porqué, que va produciendo otro como consecuencia y así, de forma consecutiva. Esta metodología es una de las más fáciles y quizá, más simples de aplicar, sumado a que ha tenido grandes resultados de análisis.
Mas ya antes de charlar sobre su utilidad y todas y cada una los beneficios que puede suponer, debemos dejar claro lo que representa la técnica de los cinco porqués. Para esto, hay que remitirse a los años treinta, temporada en la que esta se desarrolló de la mano de Sakichi Toyoda, creador de Toyota Motor Corporation. Desde ahí, se transformó en un referente para determinar la raíz de un inconveniente y actualmente se aplica en distintos campos e industrias.
Lo mejor es que la técnica de los cinco porqués, merced a su simplicidad, se puede amoldar a cualquier género de situación y instante.
¿Para qué vale la técnica los cinco porqués?
Tras conocer de qué se trata la técnica de los cinco porqués, es el instante de acotar para qué vale esta metodología. La mayor utilidad que tiene es administrar peligros empresariales, puesto que su objetivo es solucionar una situación a través del planteamiento de cuestionamientos en cadena. Después de proponer el primer porqué, otros se van provocando hasta llegar a la situación, contestación o razón.
La idea primordial es que con estas preguntas se pueda llegar a un total esclarecimiento de los inconvenientes surgidos. Por servirnos de un ejemplo, si una máquina se ha estropeado, la primera pregunta que brota es «¿por qué se averió la máquina?». Conforme a la contestación, el segundo porqué podría ser: «¿por qué tuvo carga excesiva de trabajo?». Ahora, el próximo cuestionamiento sería «¿por qué no recibía mantenimiento hace 6 meses?» y así, de forma consecutiva, hasta llegar a una posible resolución.
Si proseguimos el precedente ejemplo, se podría llegar a una conclusión tal y como podría ser: la maquinaria tuvo una sobrecarga de trabajo por el hecho de que no recibía mantenimiento hace 6 meses. ¿Y por qué no la había recibido? Por carencia de un inventario de mantenimiento conveniente en la compañía. De esta forma, los porqués te han dado una razón para así intervenir en la optimización de los procesos.
Ventajas y desventajas de los cinco porqués
Bien sabes de qué se trata y cuál es su primordial utilidad, mas ¿todo es tan bueno en la aplicación de la técnica de los cinco porqués? Puesto que bien, como prácticamente todo en la vida, en lo empresarial sobre todo, esta metodología tiene ventajas y desventajas. Por eso, en este punto te vamos a dar a conocer los pros y los contras de esta técnica al interior de las compañías.
Ventajas
Ahora, te presentamos ciertas primordiales ventajas de la técnica de los cinco porqués y de qué manera pueden asistir a optimar los procesos en tu empresa.
1. Simple uso
Como ya se ha dicho, el uso de la técnica de los cinco porqués no representa una enorme inversión económica al interior de la compañía. Sumado a esto, la metodología es fácil de ejecutar, ya que no hay más fórmulas que aplicar cuestionamientos sobre un tema en concreto. Por esto, no deja de ser un procedimiento ideal para las compañías y de ahí que sea tan común su utilización.
dos. Velocidad
Esta metodología tiene como importante beneficio que puede aplicarse con velocidad para identificar veloz las causas de un inconveniente. Esto se puede conseguir mediante distintas iteraciones con los cooperadores que pueden estar cerca del origen de un inconveniente. Eso sí, todo va a depender de la predisposición de los trabajadores, mas lo más probable es que no haya otro procedimiento más veloz.
tres. Estimula el trabajo en grupo
Relacionado con el punto precedente, la técnica de los cinco porqués estimula el trabajo en grupo, ya que se integra a todos y cada uno de los implicados en los procesos. Al ser una cadena, la labor de encontrar las causas de un inconveniente se efectuará con la ayuda de diferentes cooperadores. Lo más esencial es que todos y cada uno de los implicados y hasta los que no, estén al tanto del caso estudiado.
cuatro. Arranca de raíz el inconveniente
Esta metodología tiene como propósito ir de manera directa a la causa del inconveniente que ocurre en la compañía. Y lo más valioso es que va cara el origen del inconveniente de este, para eludir que vuelva a suceder en el futuro. Aparte de lo precedente, el proceso ejecutado se puede tomar para tratar otros inconvenientes que broten a futuro.
Desventajas
Y sí, no todo es color de rosa, a pesar de que las ventajas de la técnica de los cinco porqués son muy grandes. En este punto, indicaremos los aspectos negativos de esta metodología, que podrían representar obstáculos en diferentes instantes.
1. Inestabilidad
Uno de los grandes peligros que hay al emplear esta metodología es que puede haber inconsistencias. Al cuestionar a quienes puedan estar próximas al origen del inconveniente, pueden surgir contestaciones muy, muy diferentes. De ser así, sería complicado determinar las causas de un inconveniente en los procesos y por lo tanto, su posible solución.
dos. Falta de conocimiento
Para hacer esta acción, el estudioso encargado de ejecutar la técnica de los cinco porqués debe tener el conocimiento suficiente sobre diferentes géneros de problemáticas. En el caso de no tenerlo, no va a contar con la capacidad suficiente para ahondar la busca y efectuar las preguntas convenientes. Debido a esto, es vital que el encargado sea alguien con basta experiencia y capacitación para este género de situaciones.
tres. No es conveniente para valorar peligros
Puesto que mediante esta técnica solo se valoran acontecimientos que ya han ocurrido, es bastante difícil que sea un buen procedimiento precautorio. Sumado a esto, los datos recogidos solo son cualitativos, esto va a ser más bastante difícil de medir que si fuera en cifras. Por eso, no es conveniente si lo que se quiere es prevenir posibles inconvenientes futuros.
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cuatro. Distinción de los síntomas
No siempre y en toda circunstancia va a ser fácil, mediante la técnica de los cinco porqués, distinguir los síntomas de las causas y decidir en qué momento parar. Puede acontecer que de la investigación se produzca una seguidilla de causas, prácticamente sin fin. Por tal motivo, en ocasiones, puedes determinar el análisis ya antes de efectuar uno completo y meticuloso.
Como puedes ver, no todo es tan perfecto en el momento de ejecutar la técnica de los cinco porqués. Alén de esto, las ventajas son de gran valor, siempre que se definan unos factores desde el principio de la investigación.
¿De qué manera aplicar los cinco porqués?
Ahora bien, en este punto definiremos los pasos que se deberían proseguir para aplicar la técnica de los cinco porqués. ¿De qué manera hacer un análisis de cinco porqué? Es vital que estos se prosigan de forma ordenada, puesto que el hecho de saltarse alguno puede provocar que la metodología no funcione como debería.
1. Establecer los inconvenientes
Está claro, si deseas solucionar algo, la primera cosa que debes identificar es aquello que buscas solventar. Después de que y tu equipo de trabajo sepan lo que deben examinar, van a poder empezar a hacer una lluvia de ideas para advertir posibles razones del inconveniente. Lo idóneo es utilizar métodos como el diagrama de causa-efecto, para clasificar las hipótesis de los inconvenientes.
dos. Acotar «por qué» ocurre la situación a examinar
Acá vas a llegar al primer porqué en toda la metodología de los cinco porqués. ¿Por qué ocurre esto?, ¿por qué se averió determinada máquina?, u otros cuestionamientos referentes a un tema en concreto. Lo recomendado es que anoten las ideas que broten, puesto que cada uno de ellos va a ser esencial y va a poder aportar en diferentes puntos.
tres. Determinar razones de la causa
Tras haberse planteado el primer porqué y saber cuál es el inconveniente inicial, lo siguiente es saber por qué sucede esto. Posiblemente en el brainstorming o lluvia de ideas, alguien haya llegado a la resolución de por qué la maquinaria se averió. Esto brinda una causa más concreta que podría estar provocando el inconveniente y la próxima pregunta conforme la ténica de los cinco porqués sería cuestionar por qué la tramaría no ha recibido mantenimiento.
cuatro. Proseguir el planteamiento de preguntas
Ahora, la próxima pregunta conforme la técnica de los cinco porqués habría de ser para buscar la razón del porqué la maquinaria no ha recibido mantenimiento en los últimos meses. No hay dudas, es muy viable que muchas veces precises más de 5 porqués para llegar a la raíz del inconveniente, es algo normal. Lo que sí es vital es remarcar que el procedimiento no debe buscar un culpable y por eso las preguntas no deben proponerse sobre el quién o quiénes.
cinco. Proponer las soluciones más convenientes
Tras efectuado el análisis y haber conseguido llegar a una causa raíz, lo siguiente es empezar a lanzar sugerencias para solventarlo. Esto, además de esto, te servirá para eludir estas situaciones a futuro y así lograrás optimar los procesos. Es esencial tener la opinión de todos y cada uno de los implicados, para así recoger el mayor número de soluciones y lograr el propósito de forma integral.
Técnica de los cinco porqués: ejemplo
Como lo hemos señalado, la metodología cinco porqués pasó de ser algo usado en la fabricación de productos a marchar en otras áreas. Por solo mentar una, esta técnica puede ser empleada en el área comercial y te los vamos a explicar con un caso.
Planteamiento del inconveniente
El inconveniente que propondremos es el de la minoración de las ventas en una compañía.
El «porqué» 1
Frente a la minoración de las ventas en una compañía, el primer porqué va a ser el cuestionamiento: ¿por qué han disminuido las ventas?
El «porqué» dos
Se ha podido acabar, que las ventas redujeron por el hecho de que los aconsejes comerciales no han cumplido con sus objetivos de ventas. En el llamado como segundo porqué se puede señalar el interrogante ¿por qué los vendedores no han conseguido llegar a su meta mensual?
El «porqué» tres
Tras conocer que uno de los motivos por los cuales los vendedores no han llegado a sus metas es el tiempo, prosigue la cadena de custionamientos. El que debería proponerse ahora es: ¿por qué los vendedores no tienen tiempo para concentrarse en sus ventas?
El «porqué» cuatro
Una de las primordiales causas de que los vendedores no tengan tiempo es que deben encargarse de hacer otras diligencias. Es ahí cuando brota la duda de ¿por qué las diligencias del día no se resuelven de forma más veloz?
El «porqué» cinco
Para finalizar y tras conocer las distintas dedicaciones que tienen los vendedores se llega a una enorme pregunta final: ¿por qué la compañía no ha incorporado una herramienta de automatización de ventas?
Así, los líderes del área comercial de la compañía han podido finalizar que para acrecentar sus ventas precisan de otras herramientas. En un caso así, sería la de automatización de las ventas, que dejen a los agentes concentrarse en otros deberes que son su responsabilidad. Y podemos decir que se ha llegado hasta este punto merced a la técnica de los cinco porqués.
Palabras finales
Sí, es posible que parezca sencillísimo solucionar ejemplos de inconvenientes como los que hemos planteado. No obstante, esto precisa de una buenísima y conveniente administración de la técnica de los cinco porqués, la que ha de ser efectuada por un especialista. Nuevamente, y como en todos y cada proceso, la comunicación es esencial y más en el campo de la resolución de inconvenientes empresariales.
De ahí que sea esencial que todos y cada uno de los cooperadores tengan canales y formas de dar a conoer su opinión. Todos y cada uno de los aportes pueden ser útil, siempre que se haga una investigacion ideal. Por eso, es vital que haya una auténtica confianza con los trabajadores, para así atenuar los peligros de inconvenientes mayores.
¿Qué te pareció la técnica de los cinco porqués? Te invitamos a siempre y en toda circunstancia tenerla en consideración y ver de qué manera puede optimar los procesos en tu compañía.
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